Les documents créés ou reçus dans l’exercice des activités sont dits archivés quand ils sont sélectionnés et « capturés » dans le SAE. Lors de la capture, ils sont « classés », c’est-à-dire reçoivent le code correspondant à leur série dans le plan de classement, code qui permettra au SAE de les gérer ; ils reçoivent en outre un identifiant unique.
Source : Moreq2 – Model Requirements for the Management of Electronic Records, publiées par la Commission européenne en 2008.
Moreq est un recueil d’exigence pour l’organisation de l’archivage en application de la norme ISO 15489. Voir aussi : Moreq dans l’environnement français ; Annexes
Très souvent, les documents qui sont sélectionnés, ou capturés, sont archivés dans le cadre d’un processus métier, comme cela se produit dans un workflow.
Par exemple, quand une facture est émise, son archivage devrait être déclenché automatiquement. Dans d’autres cas, l’archivage peut être exigé par une procédure métier plus large sans être intégré formellement dans un processus. Ou encore, le processus de capture sera initié par un utilisateur qui choisira les documents à archiver dans le système.
Cette sélection des documents à archiver devra s’appuyer sur une analyse de l’environnement réglementaire, des besoins métier, des exigences de responsabilité et du risque à ne pas archiver.
Prenons l’exemple des notes dans une entité qui traite de problèmes stratégiques : l’entité peut décider que seules les notes de portée stratégique seront archivées (en général, les notes courantes, concernant l’organisation des réunions, etc. ne seront pas archivées).
Il peut arriver que les versions préparatoires aient une portée stratégique ; elles devront alors être archivées en tant que telles ; d’autres fois non. MoReq2 entend répondre à tous ces scénarios. MoReq2 décrit un système à usage général, et non seulement un système d’archivage pour certaines formes d’applications ou pour l’usage exclusif des archivistes ou des administrateurs de systèmes.
Action de prendre en charge un document dans un système d’archivage, assortie d’un contrôle de la qualité formelle du document archivé et de l’ajout des informations (métadonnées) propres à optimiser la gestion de ce document tout au long de son cycle de vie.
Source : Le Nouveau glossaire de l’archivage – Marie-Anne Chabin Février 2010
Le moment de la capture est stratégiquement important (Cf. norme ISO – 15489).
