Ensemble des matériels, logiciels et procédures qui organise et contrôle la capture, la conservation et la destruction, dans le but de maîtriser le risque de non-disponibilité et de sur-conservation des documents, ainsi que la mise à disposition des documents engageants dans une entreprise ou un organisme.
Source : Le nouveau glossaire de l’archivage – Marie-Anne Chabin, février 2010
Système automatisé pour la création, l’utilisation, la maintenance et le sort final des documents produits sous une forme native électronique. Ces systèmes conservent l’information contextuelle (métadonnées) et les liens entre les documents archivés (Ica-Req, module 3).
Source : Vademécum, Archives Nationales, p. 29
Un système d’archivage électronique (SAE) est un type de système de gestion de contenu. Dans la définition d’un SAE, le mot « archivage » doit être compris comme la dernière étape du cycle de vie du document, et pas dans le sens simpliste de « stockage de fichiers ».
Norme NF Z42-013 : Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes. Cette norme, non obligatoire, s’applique aux Système d’Archivage Electroniques. La conformité à cette norme fait l’objet de la certification AFNOR NF461 « Systèmes d’archivage électronique »Le Système d’archivage électronique est défini au niveau des blocs fonctionnels par la norme internationale ISO 14721 (OAIS) et dans ses fonctionnalités par le MOREQ (spécification européenne). En France, le SAE est également soumis à une norme depuis mars 2009, la norme AFNOR NF Z 42-013. La nouvelle norme internationale ISO 14641-1 – issue de la norme française – est aussi à considérer comme norme de référence pour les années à venir.
